Effectief aantekeningen maken gedurende het vergaderen is een vaardigheid die tijd kost om onder de knie te krijgen. Als u een frequent vergaderaar bent, zult u deze vaardigheid ongetwijfeld moeten beheersen, omdat het maken van aantekeningen gedurende een vergadering enorm belangrijk is. Hoewel u wellicht een secretaresse heeft die aantekeningen gedurende de vergaderingen voor u maakt, zal deze in de meeste gevallen niet in de buurt zijn om hetzelfde te doen wanneer u een belangrijke zakelijke conferentie in het buitenland bijwoont of een geïmproviseerde vergadering met een klant of leverancier buiten het kantoor.
Zelfs als u verschillende keren aantekeningen hebt gemaakt voor uw eigen persoonlijke gebruik, betekent dat niet dat u goed bent in het maken van aantekeningen van zakelijke vergaderingen. Dit komt omdat het maken van aantekeningen tijdens zakelijke bijeenkomsten totaal andere vaardigheden vereist. In persoonlijke notities mag u bijvoorbeeld afkortingen en steno gebruiken, of zelfs tekeningen die alleen u begrijpt. Uw eigen persoonlijke notities hoeven geen patroon te volgen of enige aandacht voor een andere lezer te tonen. En ze mogen zelfs in “doktershandschrift”, immers ze zijn alleen voor eigen gebruik.
Notities van zakelijke vergaderingen hebben echter een heel ander doel, omdat ze ook voor anderen zijn geschreven en ze dienen als historische documenten die beslissingen en acties markeren die zijn genomen of besproken tijdens die ene belangrijke meeting. Mocht u binnenkort aantekeningen moeten maken tijdens een vergadering; de volgende tips helpen u er als een volleerd notulist doorheen te komen.
10 Effectieve strategieën en tips voor het maken van aantekeningen voor zakelijke bijeenkomsten
1. Gebruik altijd pen en papier: U zou kunnen stellen dat we ons nu in de wereld van tablets, notebooks en PDA's bevinden. Maar de waarheid is dat het gebruik van pen en papier minder opdringerig is, het maakt het voor u gemakkelijker om oogcontact te houden met de persoon die aan het woord is. Afgezien van het creëren van een muur tussen u en de persoon die praat, laten digitale apparaten het lijken alsof u aan iets anders werkt of met iemand aan het chatten bent, zelfs als u dat niet bent. En het is nog makkelijker om afgeleid te worden tijdens het gebruik van deze apparaten.
2. Leer en gebruik steno: Steno is niet alleen voor secretaresses en journalisten. Het is nog steeds een uitkomst voor het maken van aantekeningen tijdens uw vergaderingen, vooral wanneer u luistert naar een spreker die in hoog tempo praat. Het leren van steno is niet zo moeilijk als u denkt. Zoek gewoon op Google naar een gedegen cursus steno en u kunt het binnen enkele maanden onder de knie krijgen.
Als u zelf de tijd ontbreekt om steno te leren, kunt u ook uw eigen afkortingen en geheugensteuntjes formuleren die u dan kunt gebruiken bij het maken van aantekeningen van zakelijke vergaderingen. U bent vrij om alles te op te tekenen zoals u zelf wilt; zorg er gewoon dat u er achteraf wijs uit komt.
3. Markeer de belangrijkste punten:
U zult u zelf vervelen met het maken van aantekeningen als je alles probeert op te lossen. Wanneer u aantekeningen maakt tijdens een zakelijke bijeenkomst, luister dan naar alles, maar schrijf alleen de belangrijke en relevante dingen op. Het spreekt voor zich, maar een korte grap die tijdens de vergadering wordt gekraakt, hoeft u niet op te schrijven.
4. Maak direct na de vergadering een schriftelijk verslag
Zoals eerder vermeld, dient een zakelijke notitie als een historisch document en referentie, maar alleen als het is ontwikkeld tot een uitgebreid stuk schrijven. Je kunt zeker niet verwachten dat het bedrijf het ruw geschreven blad houdt waarop je tijdens de vergadering hebt gekrabbeld. U moet een netjes geschreven rapport opstellen dat voor elke lezer begrijpelijk is.
Probeer het verslag meteen na de vergadering op te stellen terwijl alles nog vers in het geheugen zit. En ook als u niet formeel wordt gevraagd een melding in te dienen, kunt u het document gebruiken voor uw persoonlijk archief of als bewijs in het geval dat er een conflict ontstaat over de discussie.
5. Luister met zorg
Zodra een zakelijke bijeenkomst begint, begint uw dubbele rol van luisteren en aantekeningen maken. Hoewel het moeilijk en schijnbaar onrealistisch is om beide samen te doen, moet je, als je er beter in wilt worden, luisteren moeten zijn. Als je in staat bent om naar elk belangrijk detail te luisteren zonder iets te missen, kun je altijd op een later tijdstip opnemen wat je hebt gemist.
6. Ken het verschil tussen verschillende soorten uitspraken
Tijdens een zakelijke bijeenkomst worden verschillende soorten uitspraken door deelnemers gebruikt tijdens het bespreken. Deze omvatten meningen, feiten, vragen, suggesties, gissingen, vragen, enzovoort. Je moet weten hoe je elk van deze soorten uitspraken moet bedenken om te voorkomen dat dingen door elkaar worden gehaald. U weet dat het verwarrend kan zijn wanneer u een suggestie als een feit meldt.
7. Hou het kort en simpel
Ongeacht hoe u opschrijft wat er tijdens een vergadering gebeurt, u moet uw eindrapport duidelijk genoeg maken in het belang van anderen. Zorg er daarom voor dat uw taal overal begrijpelijk en objectief is.
8. Neem alles over de vergadering op
Wanneer u aantekeningen maakt tijdens een zakelijke bijeenkomst, vergeet dan niet om alle noodzakelijke details over de vergadering toe te voegen. Deze omvatten het type vergadering, het doel van de vergadering, de datum en tijd van de vergadering, de naam van de voorzitter van de vergadering, de namen van de aanwezigen (en ook degene die niet zijn verschenen, met en zonder afbericht) en alle informatie over de volgende vergadering. Deze details maken uw vergadernotities compleet. Je wilt niet dat mensen gaan vragen wie wat heeft gezegd of op welke datum de vergadering werd gehouden.
9. Wees precies
U moet absoluut nauwkeurig zijn in het presenteren van de details van een zakelijke bijeenkomst, aangezien het een goedgekeurd officieel document wordt.
10. Zorgvuldig nalezen
Ook al is het uw doel om nauwkeurige informatie over een zakelijke bijeenkomst te verstrekken, het is ook erg belangrijk dat uw notitie vrij is van typografische, grammaticale en spelfouten. Als uw aantekeningen vol staan met deze fouten, verliest u uw geloofwaardigheid als informatieverstrekker.