Planner voor video vergaderingen met verschillende tijdzones Wilt u iemand ver weg bellen of een web- of videoconferentie organiseren met deelnemers uit verschillende tijdzones? Probeer dan rekening met elkaar te houden en vind de beste tijd in verschillende tijdzones met deze Meeting Planner. Ik adviseer u daar de website Time and Date voor.
www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html
Voor wie weleens noodgedwongen online vergadert zijn vergadertools natuurlijk onmisbaar. Immers we vergaderen gemiddeld zo’n 15% van onze tijd aan vergaderingen, en zij met hogere functies zelfs gemiddeld 50% of meer. We hebben een aantal van de beste vergadertools samengesteld voor teamleiders en projectmanagers die de vergaderproductiviteit van hun organisatie willen verbeteren. Of ze nu persoonlijk of alleen digitaal vergaderen, deze vergadertools kunnen elke groep helpen om het meeste uit hun vergadertijd te halen.
1. Hive Notes: Als alles-in-één software voor projectbeheer heeft Hive exact wat managers nodig hebben om een succesvolle en productieve vergadering te houden. Gebruikers kunnen vergaderingen plannen via een ingebouwde e-mailintegratie, formulieren gebruiken om vergaderonderwerpen van hun teamleden te verzamelen, agendadocumenten te uploaden en zelfs persoonlijke video-interactie te hebben.
Hive is een uitzonderlijke vergadertool en biedt ook de indrukwekkende mogelijkheid om te integreren met meer dan duizend andere apps , waaronder de videoconferentie-app Zoom! Beter nog, Hive zorgt ervoor dat agenda-opbouw eenvoudig is met de Notes-functie van de app.
Voorafgaand aan een vergadering kun u uw agenda delen via Hive Notes en tijdens het gesprek zelf in realtime aantekeningen maken. Na de vergadering kunt u de notitie bij een e-mail in Hive voegen en naar alle deelnemers aan de vergadering verzenden. U kunt ook eenvoudig een taak in Hive maken en als follow-up toewijzen aan een deelnemer aan de vergadering, en rechtstreeks communiceren op de actiekaart zelf. Makkelijker dan dat wordt het niet.
2. Calendly: Calendly heeft zichzelf echt onderscheiden als vergadertool waarmee rekening moet worden gehouden. Iedereen die weleens heeft getracht een vergadering met meerdere collega’s te plannen (allemaal met volle agenda's) weet hoe moeilijk het kan zijn om iedereen tegelijkertijd op dezelfde plek te binden voor een vergadering. Deze productiviteits- en planningstool neemt een deel van die stress weg en doet al het harde werk nadat gebruikers hun beschikbaarheid hebben gedeeld. Het verzamelt informatie uit de planning van de deelnemers om de beste datum en tijd voor een vergadering te bepalen. Deze tool heeft zowel gratis als premium-versies, afhankelijk van de specifieke behoeften van een organisatie, tot $ 12 per maand.
3. nTask: Een van de vele handige functies van nTask is een reeks tools voor vergaderbeheer waarvan iedereen kan profiteren. Met nTask kan elke vergaderplanner deelnemers uitnodigen vanaf één platform en vervolgens een agenda en een vergaderplan delen met deelnemers. Met een ingebouwde functie voor vergadernotulen kan een gastheer van een vergadering beslissingen en andere belangrijke zaken van elke vergadering volgen.
nTask is een vergadertool die follow-ups en terugkerende synchronisaties ook een fluitje van een cent maakt, en met deze productiviteitstool kunnen deelnemers aan de vergadering de beslissingen die tijdens een bijeenkomst zijn genomen, bijhouden, zodat alle deelnemers gemakkelijk de resultaten van de vergadering kunnen bekijken. Dit helpt mogelijke communicatieproblemen te minimaliseren en duidelijke vervolgstappen te schetsen.
4. 10to8: Dit is een toonaangevende tool die bedrijven helpt bij het plannen van afspraken en het boeken van vergaderingen op een cloudgebaseerd platform. Deze tool is geweldig voor alle soorten bedrijven die regelmatig afspraken moeten boeken. Deze tool kan u ten allen tijde helpen bij het boeken van afspraken of vergaderingen zonder u zorgen te maken dat u iets of iemand vergeet.
10to8 neemt het werk uit het plannen en communiceren met klanten. Zodra u uw beschikbaarheid en boekingsperioden heeft vastgesteld, kunnen klanten eenvoudig de tijd kiezen die voor hen werkt, zonder dat u ooit betrokken raakt. Naast deze boekingsfunctionaliteit stuurt 10to8 notificaties en herinneringen om het aantal gemiste vergaderingen en tijdverspilling te verminderen. Met een optie om uw boekpagina, meldingen en communicatie met klanten aan te passen, helpt 10to8 uw professionaliteit te behouden en uw merk bij elke stap te integreren.
5. Slido: Veel deelnemers aan de vergadering hebben moeite om hun mening te laten horen uit angst voor kritiek van het bedrijf of oordeel van collega's op de werkvloer. Slido is een innovatief vergaderinstrument dat leidt tot productieve vergaderingen door een comfortabelere omgeving voor open communicatie te bevorderen.
Slido is een vergadertool waarmee deelnemers tijdens elk evenement vragen kunnen stellen of inzichten kunnen delen vanaf hun computer of smartphone. De leider van de vergadering kan ook peilingen gebruiken om hun publiek en teamgenoten te betrekken. Het beste van alles is dat gebruikers kunnen kiezen of ze willen dat hun engagement anoniem blijft, wat de deur opent voor een meer openhartige en productieve discussie. Met video-integratie kan video ook rechtstreeks in Slido worden bekeken, zodat iedereen kan volgen (waar ze ook zijn), terwijl ze ook betrokken en actief blijven bij de discussie.
6. Zoom: In de wereld van vergadertools heerst Zoom . Met Zoom kun je een terugkerende digitale vergaderruimte maken, gratis tot 100 deelnemers hosten en genieten van samenwerkingsfuncties zoals schermdeling, een whiteboard en de mogelijkheid om via de telefoon in te bellen (of gewoon de mobiele apps van Zoom voor iPhone en Android-apparaten).
Zoom biedt gratis HD-spraak en video, en privéberichten en brainstormruimten zorgen voor perioden van individuele samenwerking tussen teamleden.
De gratis functies van Zoom zijn een geweldige plek om te beginnen en kunnen voldoende zijn voor kleinere operaties, maar andere pakketten beginnen bij $ 14,99 per maand per host. Zoom kan ook eenvoudig worden geïntegreerd met Hive - typ gewoon "/zoom" in een Hive-chat en start automatisch een videovergadering in-app.
7. Grain: Grain is een krachtig hulpmiddel om de belangrijkste momenten van Zoom-vergaderingen op te nemen, te transcriberen, te annoteren en te delen in realtime clips met hoogtepunten. U hoeft niet langer te vertrouwen op vergadernotities om te onthouden en te delen wat er is gebeurd, en in plaats daarvan begint u in realtime opmerkelijke momenten uit elk Zoom-gesprek te knippen. Hierdoor kunnen gebruikers vergaderingen van 60 minuten comprimeren tot videosamenvattingen van 3 minuten en deze delen met uw werktools zoals Slack, Notion, ClickUp en meer.
U brengt niet alleen uw team op snelheid, maar u bespaart ook tijd en verbetert de afstemming. U kunt Grain gratis gaan gebruiken en vervolgens upgraden naar een pro-abonnement op basis van uw vereisten.
8. Hubspot Meetings: HubSpot heeft zichzelf gevestigd als een van de toonaangevende CRM-platforms, inclusief marketing-, verkoop- en servicemogelijkheden. De CRM die de kern vormt van HubSpot's productsuite is gratis te gebruiken en stelt je in staat om tot 1 miljoen contacten op te slaan. Een van de tools die standaard met de CRM zijn verbonden, is ook de gratis software voor het plannen van vergaderingen.
Met HubSpot Meetings kunt u een gepersonaliseerde boekingslink maken die u kunt gebruiken om mensen uit te nodigen om uw beschikbaarheid te bekijken en vergaderingen met u te boeken. U kunt instellen op welke dagen van de week u beschikbaar wilt zijn voor vergaderingen en op welke uren van de dag. Niemand kan dus buiten je werkschema tijd bij je boeken.
Wanneer u zich aanmeldt voor HubSpot Meetings, krijgt u automatisch toegang tot HubSpot's gratis CRM waarmee u uw contacten kunt bijhouden, vergadernotities kunt opslaan, taken en herinneringen kunt instellen - allemaal beschikbaar in het gratis abonnement. Wanneer iemand een afspraak met u plant via uw gepersonaliseerde boekingslink, worden hun contactgegevens automatisch toegevoegd aan uw Google- of Outlook-agenda en naar de HubSpot CRM-database gepusht.
9. TeamViewer: Veel sectoren, met name in de technische industrie, kunnen enorm profiteren van het delen van schermen op een hoger niveau. Gelukkig biedt TeamViewer precies dat.
TeamViewer is meer dan alleen een tool voor het delen van schermen: het is een applicatie die gebruikers kennis laat maken met de wereld van externe desktoptoegang. Medewerkers kunnen TeamViewer gebruiken om toegang te krijgen tot hun eigen kantoorcomputer terwijl ze op afstand een vergadering bijwonen, deze tijdens vergaderingen gebruiken om technische details aan andere deelnemers te demonstreren en zelfs door een presentatie navigeren terwijl ze dicteren via video en audio.
Bovendien is TeamViewer specifiek geschikt voor degenen die het programma gebruiken voor vergaderingen door zowel een whiteboard- als chatfunctie te bieden.
10. Hugo: Een belangrijk ding waar we allemaal mee worstelen tijdens een vergadering? Samenhangende vergadernotities maken waartoe alle deelnemers daadwerkelijk toegang hebben. Dit is waar notitie-apps zoals Hugo (en Hive) van pas kunnen komen. Met Hugo bereidt u zich voor, tijdens en na de vergadering voor. Voor de vergadering kun je Hugo instellen om je voor een vergadering op de hoogte te stellen, zodat je een agenda hebt voorbereid.
Gebruik deze vergadertool tijdens de vergadering om samen te werken met teamgenoten met gebruiksvriendelijke sjablonen. U hebt ook snel toegang tot notities die relevant lijken voor de vergadering die u bijwoont. Ten slotte, wanneer u een vergadering afsluit, kunt u Hugo's integraties gebruiken om taken en follow-ups naar uw favoriete tools zoals Trello en Slack te sturen.
11. Gong: Dit is een geweldige tool voor inkomsteninformatie die absoluut noodzakelijk is voor alle vergaderingen die verkoopteams hebben via videochat. In de basis is Gong een vergadertool die elk woord van de gesprekken die uw verkoopteams voeren vastlegt en analyseert.
Met de technologie van Gong kunt u zien welke deals gezond zijn, welke risico lopen en waar u mogelijk extra middelen moet investeren. U kunt ook zien welke verkopers de beste werkwijzen volgen en welke strategieën u in de toekomst wellicht wilt navolgen.
12. Loom: Loom is een app voor videoberichten waarmee teams eenvoudig video's kunnen opnemen en deze met anderen kunnen delen, zodat teams elkaar kunnen ontmoeten via een asynchroon communicatiemodel. Asynchrone vergaderingen worden steeds populairder, vooral omdat meer mensen op afstand werken, omdat ze teamgenoten in staat stellen om in hun eigen tijd te communiceren. Dit betekent geen planningsconflicten, verspilde uren aan onnodige vergaderingen of technische problemen op Zoom of Skype meer.
Met zijn schermopnamefunctie stelt Loom werknemers in staat om een app op te nemen, terwijl ze ook praten om projectfeedback te geven of iemand door een voorstel te leiden. Dit is ideaal voor complexere ideeën of voor situaties waarin beeld net zo belangrijk is als spraakgesprekken. Loom is momenteel beschikbaar als desktop-app, Google Chrome-extensie of iOS-app.
13. MeetFox: Kennen we als een online vergadertool die door meer dan 10.000 freelancers en consultants wordt gebruikt om vergaderingen en videoconferenties te boeken en betalingen te accepteren. MeetFox biedt een veilige en betrouwbare manier om met klanten te praten en geld te verdienen met vergadertijd. De betalingsfuncties van MeetFox zijn een van de meest unieke aspecten van deze tool en onderscheiden deze van andere standaard boekings- of planningsplatforms.
Met MeetFox kunt u direct betaald worden voor uw vergaderdiensten. Om dit te doen, stelt u eenvoudig een Stripe-account in en accepteert creditcardbetalingen voor elke vergadering. Dit is handig als uw klanten op tijd worden gefactureerd, aangezien u uw klanten per vergadering of per minuut kunt factureren. U kunt ook uw annuleringsbeleid aanpassen en kosten in rekening brengen voor no-shows. MeetFox verstuurt namens u ook automatische facturen, zodat u geen extra tijd hoeft te besteden.
14. Notiv Dit is een baanbrekende vergadertool waarmee u de volgende stappen voor vergaderingen kunt opnemen, transcriberen en automatiseren. Met Notiv kunt u ervoor zorgen dat vergaderingen productief zijn door hun tool voor pre-meeting voorbereiding te implementeren - met Notiv kunt u uw agenda synchroniseren en ervoor zorgen dat alle deelnemers worden voorbereid voordat een vergadering begint. U kunt vooraf doelen voor uw vergadering afstemmen en Notiv helpt u deze bij te houden.
Bovendien transcribeert, registreert en benadrukt deze vergadertool belangrijke momenten in uw vergadering die u later kunt raadplegen. Ten slotte biedt Notiv een samenvatting van de vergadering die na de vergadering snel met klanten kan worden gedeeld.
15. Slack: We kennen Slack als een verbonden messaging- en werkplektool die velen van ons heeft gered toen we WFH waren of teruggingen naar een hybride werkomgeving. Maar Slack heeft ook geweldige mogelijkheden voor verbonden vergaderen waarmee u met een paar klikken snel van chatbericht naar videovergadering kunt gaan. Van daaruit kunt u ook uw scherm delen, allemaal vanuit het Slack-platform. Sterker nog, Slack integreert met de videoconferentieplatforms die u al gebruikt, zoals Zoom, Cisco, Teams en BlueJeans
16 Everytale: is een robuust virtueel vergaderplatform. Met Everytale kunnen bedrijven formele interne evenementen organiseren en open seminars streamen voor iedereen. Dit veelzijdige platform is ook ideaal voor instructeurs, omdat ze educatieve inhoud kunnen maken die gebruikers live kunnen bekijken, of zelfs nadat de stream voorbij is dankzij de diverse openbare catalogus van Everytale.
Everytale streeft naar een inclusieve gemeenschap van mensen met nichebelangen. Binnen deze gemeenschappen kunnen mensen evenementen binnen hun kring organiseren en beheren, of ze kunnen grotere evenementen organiseren om het woord te verspreiden. En met de mogelijkheid om 4K-video's te streamen, laat Everytale gebruikers overal ter wereld genieten van inhoud. Om deze evenementen een stap verder te brengen, hebben organisatoren die Everytale gebruiken de mogelijkheid om "interactietools" te gebruiken om enquêtes en polls uit te rollen tijdens evenementen, of zelfs nadat ze zijn voltooid.
Dus of vergaderingen nu worden georganiseerd voor een passieproject of een enorme bedrijfsorganisatie, of ze nu vier of veertig deelnemers hebben, deze apps kunnen de manier waarop bedrijven, organisaties en individuen denken over productiviteit volledig veranderen.
Productieve vergaderingen hoeven ook niet moeilijk te hosten, vooral wanneer er zo'n breed scala aan digitale tools bestaat om hogere productiviteitsniveaus te bevorderen. Degenen die de groeiende wereld van digitale vergader- en vergadertools omarmen, zullen geen moeite hebben om geld, tijd te besparen en verder te gaan met grotere en betere ideeën om hun organisatie vooruit te helpen.